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Oficinas virtuales

Oficinas virtuales
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A la hora de poner en marcha un negocio cualquier tipo de ahorro que haga más llevadera la inversión inicial que este supone, siempre será bienvenido. En este sentido son muchas las personas que, con el objetivo de poner en marcha una actividad empresarial, se plantean hasta qué punto es necesario contar con una sede social propia a la que dotar de todo tipo de material humano y técnico, teniendo en cuenta el desembolso económico que supone.

Este planteamiento es la base de la que han surgido iniciativas como los centros de negocio que no son más que lugares donde es posible alquilar despachos, oficinas y salas de reuniones y de juntas, que ya están equipados con todos los adelantos técnicos (ordenadores, wifi, fotocopiadoras, fax, teléfonos) y con servicio de recepción, mensajería, etc.

Estos centros de negocios suponen un ahorro en cuento al establecimiento de un despacho tradicional que podría llegar a alcanzar los diez mil euros. Pero la iniciativa no se ha quedado ahí, y teniendo en cuenta la sociedad en que vivimos, en la que cada vez tienen más fuerza las relaciones virtuales, se ha implantado otro modelo de oficinas que aun puede aportar un ahorro mayor, hablamos de las oficinas virtuales.

Con el concepto de oficinas virtuales podemos nombrar dos realidades distintas, en primer lugar por oficina virtual podemos entender el servicio que se presta en muchos centros de negocios y que permite al interesado disponer de algunas de las ventajas de tener una oficina a precios muy reducidos. Por ejemplo podemos tener  desde servicio de uso de la dirección del centro de negocio como propia, buzón privado o recepción de correo hasta recepción de faxes, reenvío inmediato de correo, transferencia de llamadas o aviso de los movimientos de nuestra actividad.

En segundo lugar el concepto de oficina virtual puede responder a un carácter más tecnológico, en este sentido las oficinas virtuales son, como su propio nombre indica, un espacio virtual en el que se desarrollan las tareas y actividades propias de una oficina o que se podrían realizar en una oficina. Cada vez son más los organismos públicos y grandes empresas que ofrecen este tipo de servicios a sus clientes, reduciendo costes en cuanto a desplazamientos, etc.

Y es que especialmente la Administración Pública tiene la obligación de ir tendiendo paulatinamente hacia la administración electrónica, de forma que todas las gestiones que, tradicionalmente, se realizaban de forma presencial, en una oficina, se puedan realizar a través de la oficina electrónica de internet de la misma forma que si estuviéramos delante del funcionario correspondiente.

Como norma general, para poder usar los servicios de oficina electrónica de las administraciones públicas y grandes empresas es necesario contar con un certificado digital o un DNI electrónico que nos identifique convenientemente en la red. Como ejemplo de todo lo que podemos hacer a través de las oficinas virtuales de las diferentes administraciones públicas, podríamos destacar la posibilidad de conseguir en el momento nuestra vida laboral de la Seguridad Social, poder presentar nuestra declaración de la renta o la presentación de contratos de trabajo, entre otras.

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